Persónuverndarstefna

Persónuvernd hjá Mental

Hjá Mental leggjum við ríka áherslu á að meðferð persónuupplýsinga sé örugg, gagnsæ og í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf.
Í störfum okkar vinnum við með fjölbreyttar upplýsingar í tengslum við ráðgjöf, vinnustaðagreiningar, námskeið, rafræna fræðslu og önnur verkefni. Við leggjum mikla áherslu á trúnað, meðalhóf og ábyrga meðferð allra upplýsinga sem okkur eru falin.
Persónuverndarstefna Mental lýsir því hvernig við söfnum, vinnum, varðveitum og verndum persónuupplýsingar, hvaða réttindi einstaklingar hafa og hvernig hægt er að hafa samband við okkur vegna persónuverndarmála.

Hafir þú spurningar er varðar meðferð persónuupplýsinga hjá Mental eða vilt nýta réttindi þín samkvæmt persónuverndarlöggjöf getur þá haft samband við okkur á mental@mentalradgjof.is. 

Persónuverndarstefna: Mental ráðgjöf ehf.

1. Almennt

Mental ráðgjöf ehf. (Mental) leggur ríka áherslu á vernd persónuupplýsinga og að meðferð þeirra sé ávallt í samræmi við gildandi lög og reglur um persónuvernd.

Persónuverndarstefna þessi lýsir því hvernig Mental safnar, vinnur, varðveitir og verndar persónuupplýsingar einstaklinga sem eiga í samskiptum við félagið, nýta sér þjónustu þess eða heimsækja vefsíður þess.

Stefnan gildir um vinnslu persónuupplýsinga vegna:
• ráðgjafarverkefna;
• vinnustaðagreininga, kannana og áhættumats;
• námskeiða og vinnustofa;
• rafrænnar fræðslu og rafræns fræðslusvæðis;
• samskipta við viðskiptavini og samstarfsaðila;
• markaðs- og kynningarmála;
• notkunar á vefsíðum félagsins; og
• annarrar starfsemi Mental.

2. Ábyrgðaraðili

Ábyrgðaraðili vinnslu persónuupplýsinga er: Mental ráðgjöf ehf.
Kennitala: 460308-0620
Heimilisfang: Kuggavogi 3, 104 Reykjavík.
Netfang: mental@mentalradgjof.is
Sími: 661 7808  

 Fyrirspurnum vegna persónuverndar má beina á netfangið: mental@mentalradgjof.is

3. Lagaumhverfi

Vinnsla persónuupplýsinga hjá Mental fer fram í samræmi við:
  • Lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga
  • Reglugerð Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) 2016/679 (GDPR);
  • Aðra viðeigandi löggjöf sem kann að eiga við hverju sinni.

4. Hvaða persónuupplýsingum söfnum við?

Mental kann að safna og vinna eftirfarandi persónuupplýsingar:

Samskiptaupplýsingar
  • Nafn
  • Kennitala
  • Heimilisfang
  • Símanúmer
  • Netfang
  • Starfsheiti
  • Nafn vinnustaðar


Upplýsingar vegna þjónustu
  • Skráning á námskeið og vinnustofur
  • Greiðsluupplýsingar
  • Samskipti við starfsfólk Mental 
  • Þátttaka í verkefnum og ráðgjöf 
  • Svör í könnunum og greiningum þegar slíkt á við 


Upplýsingar vegna rafrænnar fræðslu
  • Innskráningarupplýsingar
  • Námsframvinda
  • Lokahlutfall námskeiða
  • Verkefni og próf 
  • Vottanir og staðfestingar um lok námskeiða
  • Noktun á rafrænu námsumhverfi


Upplýsingar vegna markaðssetningar
  • Skráning á póstlista 
  • Óskir um að fá fréttabréf eða annað kynningarefni
  • Samskipti vegna markaðs- og kynningarmála 


Mental sendir ekki markaðsefni með rafrænum hætti nema á grundvelli samþykkis eða þegar slíkt er heimilt samkvæmt lögum. 

Upplýsingar um notkun vefsvæða
  • IP-tala
  • Tegund vafra 
  • Tæki og stýrikerfi
  • Notkunarmynstur á vefnum 
  • Upplýsingar sem safnast með vafrakökum


Í einstökum verkefnum kann Mental að vinna viðvkæmar persónuupplýsingar, svo sem upplýsingar um heilsufar eða aðrar upplýsingar sem njóta sérstakrar verndar samkvæmt persónuverndarlöggjöf. 

Slík vinnsla fer ávallt fram á viðeigandi lagagrundvelli og með auknum öryggisráðstöfunum. 

5. Tilgangur vinnslu og lagagrundvöllur

Mental vinnur persónuupplýsingar í eftirfarandi tilgangi: 

Til að efna samninga
Við vinnum persónuupplýsingar til að:
  • skrá einstaklinga á námskeið 
  • veita ráðgjöf og þjónustu
  • halda utan um samskipti
  • gefa út staðfestingar og vottanir 
  • innheimta greiðslur


Vegna lögmætra hagsmuna
Við vinnum upplýsingar til að:
  • bæta þjónustu okkar 
  • þróa námskeið og fræðsluefni
  • tryggja öryggi kerfa
  • halda utan um viðskiptasambönd 
  • sinna gæðaeftirliti


Á grundvelli samþykkis
Þegar einstaklingar skrá sig á póstlista eða samþykkja samskipti vegna markaðsefnis byggist vinnslan á samþykki. Samþykki má afturkalla hvenær sem er. 

6. Vinnustaðagreiningar, kannanir og ráðgjafaverkefni

Mental sinnir fjölbreyttum verkefnum fyrir fyrirtæki, stofnanir og sveitarfélög. Í slíkum verkefnum getur Mental annað hvort verið:
  • ábyrgðaraðili vinnslu;
  • eða vinnsluaðili fyrir hönd viðskiptavinar.  

Þegar Mental vinnur upplýsingar sem vinnsluaðili fer vinnslan fram samkvæmt skriflegum vinnslusamningi og fyrirmælum ábyrgðaraðila.  

Mental leggur ríka áherslu á að niðurstöður kannana, greininga og annarra verkefna séu settar fram þannig að ekki sé unnt að rekja upplýsingar til einstakra þátttakenda nema sérstök heimild eða lagagrundvöllur liggi fyrir.

7. EKKO-mál, trúnaðarmál og viðkvæm starfsmannamál

Mental kemur að fjölbreyttum málum sem varða samskipti, líðan, vinnuumhverfi og geðheilbrigði á vinnustöðum. Þar geta meðal annars fallið undir:
  • EKKO-mál, þ.e. mál sem varða einelti, kynferðislega áreitni, kynbundna áreitni og ofbeldi á vinnustað, samkvæmt lögum nr. 46/1980 um aðbúnað, hollustuhætti og öryggi á vinnustöðum og reglugerð nr. 1009/2015;
  • samskiptavandi á vinnustað;
  • trúnaðarsamtöl við starfsfólk;
  • viðtöl vegna kvartana eða ábendinga;
  • stuðningur við stjórnendur og mannauðsfólk í viðkvæmum starfsmannamálum;
  • önnur mál sem geta varðað persónulega hagi einstaklinga á vinnustað.  

Við slíka vinnslu leggur Mental sérstaka áherslu á trúnað, meðalhóf og að aðeins séu unnar þær upplýsingar sem nauðsynlegar eru í hverju máli.  

Í mörgum tilvikum vinnur Mental slíkar upplýsingar fyrir hönd fyrirtækis eða stofnunar sem er ábyrgðaraðili vinnslunnar. Í þeim tilvikum starfar Mental sem vinnsluaðili samkvæmt samningi og fyrirmælum ábyrgðaraðila. Í öðrum tilvikum getur Mental verið sjálfstæður ábyrgðaraðili að vinnslu, eftir eðli verkefnis og þeim lagagrundvelli sem á við hverju sinni.  

Þegar unnið er með upplýsingar sem varða viðkvæm starfsmannamál er aðgangur takmarkaður við þá starfsmenn eða verktaka Mental sem þurfa nauðsynlega aðgang að upplýsingunum vegna verkefnisins.  

Mental leitast við að varðveita upplýsingar ekki lengur en nauðsynlegt er með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar, samningsskyldum, mögulegum réttarkröfum og lögbundnum skyldum.  

Upplýsingar sem aflað er í tengslum við slík mál eru ekki nýttar í öðrum tilgangi en þeim sem þær voru fengnar fyrir, nema lög mæli fyrir um annað eða viðkomandi einstaklingur hafi veitt sérstakt samþykki fyrir frekari vinnslu.  

Starfsfólk og verktakar Mental eru bundin trúnaðar- og þagnarskyldu um allar upplýsingar sem þau fá aðgang að í störfum sínum.

8. Rafrænt námsumhverfi Mental

Mental rekur rafrænt námsumhverfi undir heitinu Rafrænt Mental.  

Við vinnum persónuupplýsingar þátttakenda í þeim tilgangi að: veita aðgang að námskeiðum;
  • fylgjast með námsframvindu;
  • halda utan um verkefni og próf;
  • veita námsstuðning;
  • gefa út staðfestingar og vottanir;
  • þróa og bæta námsumhverfið.  

Mental kann að nýta þjónustu þriðju aðila vegna reksturs námsumhverfisins, svo sem:
  • LearnWorlds;
  • Microsoft 365;
  • Microsoft Teams;
  • eða sambærilegra þjónustuaðila.  

Slíkir aðilar vinna upplýsingar eingöngu samkvæmt samningum við Mental og í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf.   

Mental kann einnig að vinna upplýsingar um lok námskeiða, útgefnar staðfestingar eða vottanir og aðra námsframvindu í þeim tilgangi að staðfesta þátttöku og námslok.

9. Miðlun persónuupplýsinga

Mental selur ekki persónuupplýsingar. Persónuupplýsingum kann þó að vera miðlað til:
  • upplýsingatækniþjónustuaðila;
  • hýsingaraðila;
  • greiðslumiðlara;
  • bókara og endurskoðenda;
  • innheimtuaðila;
  • þjónustuaðila vegna námskerfa;
  • stjórnvalda þegar lög krefjast þess.  

Mental heldur skrá yfir helstu vinnsluaðila sem vinna persónuupplýsingar fyrir hönd félagsins og getur veitt nánari upplýsingar um þá sé þess óskað.  

Allir vinnsluaðilar sem vinna persónuupplýsingar fyrir hönd Mental eru bundnir samningum um trúnað og öryggi upplýsinga.

10. Flutningar upplýsinga utan EES 

Ef persónuupplýsingar eru fluttar utan Evrópska efnahagssvæðisins mun Mental tryggja að slíkur flutningur fari fram samkvæmt gildandi persónuverndarlöggjöf og með viðeigandi verndarráðstöfunum.

11. Öryggi persónuupplýsinga

Mental beitir viðeigandi tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum til að tryggja öryggi persónuupplýsinga.  

Slíkar ráðstafanir fela meðal annars í sér:
  • aðgangsstýringar;
  • lykilorðavernd;
  • dulkóðun þar sem við á; öryggisafrit;
  • fræðslu starfsfólks;
  • trúnaðar- og þagnarskyldu starfsfólks.  


Komi upp öryggisbrot sem varðar persónuupplýsingar mun Mental bregðast við í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf. Ef öryggisbrotið er líklegt til að hafa í för með sér áhættu fyrir réttindi og frelsi einstaklinga mun Mental tilkynna það til Persónuverndar og eftir atvikum til þeirra einstaklinga sem málið varðar, innan þeirra tímamarka sem lög mæla fyrir um.

12. Varðveisla persónuupplýsinga

Mental varðveitir persónuupplýsingar ekki lengur en nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar eða lögbundnar skyldur.  

Almennt gildir:
  • Reiknings- og bókhaldsgögn eru varðveitt samkvæmt lögbundnum kröfum. 
  • Upplýsingar um þátttöku í námskeiðum eru varðveittar á meðan þörf er á vegna þjónustunnar og mögulegrar útgáfu staðfestinga.
  • Póstlistaupplýsingar eru varðveittar þar til einstaklingur afskráir sig.
  • Verkefnagögn eru varðveitt eins lengi og nauðsynlegt er vegna samningssambands eða lögmætra hagsmuna félagsins.

Að varðveislutíma loknum eru gögn eydd eða gerð ópersónugreinanleg.

13. Vafrakökur og vefmælingar

Vefsvæði Mental notar vafrakökur og sambærilega tækni til að:
  • tryggja virkni vefsvæðis;
  • greina notkun;
  • bæta notendaupplifun;
  • þróa þjónustu.   

Mental kann að nota þjónustur á borð við:
  • Google Analytics;
  • Google Tag Manager;
  • eða aðrar sambærilegar þjónustur.  

Notendur geta stjórnað notkun vafrakaka í gegnum stillingar vafra síns.

14. Réttindi einstaklinga

Samkvæmt persónuverndarlöggjöf eiga einstaklingar meðal annars rétt á:
  • aðgangi að eigin persónuupplýsingum;
  • leiðréttingu rangra upplýsinga;
  • eyðingu upplýsinga þegar skilyrði eru uppfyllt;
  • takmörkun vinnslu;
  • andmælum gegn vinnslu;
  • gagnaflutningi þegar við á;
  • að afturkalla samþykki sitt;
  • að leggja fram kvörtun til Persónuverndar.  

Beiðnum skal beina til: mental@mentalradgjof.is

15. Kvartanir

Ef einstaklingur telur að vinnsla persónuupplýsinga hjá Mental samræmist ekki lögum getur hann leitað til Persónuverndar.   

Nánari upplýsingar um réttindi einstaklinga og meðferð kvartana má finna hjá Persónuvernd á www.personuvernd.is.  

Mental hvetur þó einstaklinga til að hafa fyrst samband við félagið svo reynt verði að leysa málið með farsælum hætti.

16. Endurskoðun stefnunnar

Mental kann að breyta þessari persónuverndarstefnu eftir því sem tilefni gefst til, svo sem vegna breytinga á starfsemi, þjónustu eða löggjöf.  

Nýjasta útgáfa stefnunnar er ávallt birt á vefsíðu félagsins.

Persónuverndarstefna Mental var síðast uppfærð: 11.júní 2026